8个步骤巧用ERP收集基础数据!

2019-04-03

ERP软件开发

        ERP的主要作用就是对企业信息的整合,而信息的载体和表达都要通过数据完成,对项目实施来讲,基础数据的准备工作难度非常大。为了帮助企业更有效地实施ERP,ERP软件开发公司就谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。
        第一步:确定工作范围
        首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备,然后确定参与部门和人员配备,进而确定工作计划。工作计划中还要注意安排定期的会议,以方便工作人员之间沟通。

        第二步:建立公用信息
        建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。

        第三步:收集资料,将原来的离散数据从不同部门集中
        在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部门将与自己相关的数据填入表格,完成后传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作。将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部门间交接时作好记录,这样不仅可以控制进度,还能避免数据丢失。

        第四步:BOM结构的确定
        如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。

        第五步:建立必要的编码原则
        ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的查询和应用,建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法。另外,编码原则的制定属于企业级标准的建立,应该按照ISO9000的标准制定和管理,尤其对于量大的基础数据(如物料主文件的编码)必须由多个部门共同确定方案。

        第六步:数据检查
        (1)完整性检查:完整性即记录数量是否完整。

        (2)正确性检查:正确性的范围很广,可以由企业自己根据需要制定检查原则。

        (3)唯一性检查:数据的唯一性应该从两个角度检查,常见错误有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会提示编码已经存在,并拒绝接受。

        第七步:将数据录入软件系统
        录入前应该将基础数据原始档案归档,对于以电子文档保存的数据,应该将数据备份好,并注明整理人员、完成时间和最后版本。通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。这些方法各有利弊。

        第八步:系统检核
        完成录入工作后仍然不能彻底放松,必须再次检查,此时最好的方法是利用软件程序测试数据,通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。

        其实ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身,而是在于你的公司是否是有严密的计划和合理的组织来进行这一项工作

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